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L' Etude d’Opportunité va vous permettre de valider ou non le bien fondé de votre projet

Contexte :

Pour démarrer un nouveau projet de grande envergure sur de bonnes bases, il faut réaliser une étude d’opportunité. Sur la base de ses résultats, votre Direction pourra valider si le projet doit bien être lancé

Objectifs et moyens :

L'étude d'opportunité doit permettre à votre direction de valider ou non le bien fondé du projet. Elle est structurée en cinq chapitres

Définition de l'environnement et des objectifs

L’environnement général : Elle décrit l’environnement économique externe et l’environnement interne de la structure pour laquelle vous travaillez, les contraintes règlementaires éventuelles et dans quel contexte s’inscrit votre projet. Elle décrit sur quel marché vous travaillez et les enjeux stratégiques éventuels de votre projet

L’origine de la demande : Elle identifietl’origine de la demande qui a mené à l’émergence de votre projet. Par exemple une nouvelle contrainte réglementaire, une évolution des comportements de consommation des clients, une initiative de la concurrence et le besoin de ne pas se laisser dépasser par cette concurrence, un changement dans le climat économique, la mise en oeuvre d’une nouvelle orientation stratégique de votre société, les recommandations suite à un audit interne ou externe, etc

Les objectifs à atteindre: Elle définit les objectifs principaux et secondaires du projet comme par exemple l’acquisition d’une nouvelle clientèle, l’obtention d’un nouveau positionnement marketing, l’augmentation des ventes et des marges, la réduction des coûts et des provisions, l’accroissement de la qualité de tel ou tel service, l’obtention de la place de leader sur un nouveau marché, la remise à niveau technologique

Objectifs et périmètre de l’étude d’opportunité

Elle décrit précisément l’objectif de l’étude d’opportunité et son périmètre en termes de marché, de structures, d’équipes impliquées, des processus impliqués et des fonctions touchées. Il est parfois judicieux de préciser aussi ce qui ne rentre pas dans le périmètre du projet et pourquoi, elle délimite ainsi le projet et ses limites.

Objectifs de l’étude

Elle précise les objectifs, comme par exemple le lancement d’un nouveau produit ou d’une nouvelle offre commerciale, une évolution de système d’information ou de produit existant, le re-engineering d’un processus organisationnel existant, des changements dans les caractéristiques d’un canal de distribution, le lancement d’une nouvelle version de site Internet, le lancement d’une application Smartphone, etc

Périmètre de l’étude

Marché : Elle définit sur quel marché on évolue, quels sont les produits et les offres concernés par le projet

Service(s) et équip(e) impliqué(s) : Elle identifie quels sont les services et les équipes à impliquer dans ce projet. Elle précise s’il faut faire appel à des ressources externes et si oui lesquelles. Elle précise également pour les ressources internes à quels services de l’entreprise elles appartiennent

Périmètre fonctionnel : si c’est applicable à votre projet, elle précise les systèmes d’information impliqués dans le projet

Analyse des besoins

Analyse des difficultés liées à l’activité en rapport avec les objectifs de votre projet :
Elle liste les éventuelles difficultés et lacunes relatives à l’organisation, aux processus organisationnels existants, aux procédures internes, aux savoir-faire métier, à la culture interne, …

Analyse des problèmes liés au système d’information : Elle liste les lacunes du Système d’information si cela a un rapport avec votre projet

Analyse des risques : Une bonne analyse des risques doit couvrir aussi bien les aspects organisationnels, fonctionnels, techniques qu’humains. Elle Identifie les dates butoirs, celles qu’on ne peut en aucun cas repousser, le nombre minimum de personnes à impliquer dans le projet, la complexité des besoins et le haut degré de la qualité de service à atteindre. Elle évalue les volumes éventuels de production à atteindre. Elle évalue aussi et surtout comment contourner et éviter ces risques tout comme on évalue aussi les risques spécifiques au lancement du projet (Coûts du projet, perte provisoire de Chiffre d’Affaire, mobilisation des équipes, …)

Contraintes et exigences : Elle identifie les contraintes et les exigences en terme de dates butoir, de coûts, d’améliorations attendues, en terme de straégie, d’organisation, de qualité, de sécurité, etc

Les scénarios d’implémentation du projet

Présentation et description des différents scénarios

Elle peut présenter plusieurs scénarios d’implémentation de projet. Pour chaque scénario, elle décrit dans les grandes lignes les ressources nécessaires (humaines, techniques et financières) et les coûts. Pour chaque scénario, elle précise comment les objectifs du projet peuvent être atteints en termes d’organisation, de ressources techniques et humaines. Elle développe les impacts organisationnels, les risques afférents à chaque scénario et les moyens de les éviter. Elle décrit les impacts de chaque scénario sur l’organisation, les équipes et les risques.

Elle décrit pour chaque scénario dans quelle mesure il permet d’atteindre les objectifs du projet et on identifie les aspects positifs et négatifs de chaque scénario.

Evaluation des coûts et des bénéfices attendus pour chaque scénario

Elle peut présenter sous forme de tableau comparatif les principaux coûts de chaque scénario et lister les principaux avantages et bénéfices attendus de chaque scénario.

Exemple d’indicateurs de mesure des bénéfices :

      1. réduction des dépenses (personnel, fournitures, …)
      2. augmentation de la part de marché
      3. Augmentation du périmètre fonctionnel de compéd’un service
      4. image de marque plus respectueuse de l’environnement
      5. image de marque plus innovante
      6. Meilleur taux de satisfaction des clients
      7. réduction du nombre de tâches opérationnelles pour un même processus

Exemple d’indicateurs concrets pour mesurer le retour sur investissement de votre projet

      1. Evolution de la part de marché ou part de marché si nouveau produit ou service
      2. Chiffre d’affaires
      3. Montant des frais généraux de la société
      4. Evolution du trafic sur le site internet
      5. Evolution du nombre d’inscrits sur le site
      6. Evolution du nombre de clients
      7. Nombre d’utilisateurs pour une application interne

Elle différentie les bénéfices à court terme, à moyen terme et à long terme et l’on précise aussi les éléments d’incertitude par rapport aux estimations elles-mêmes.

Synthèse de l’étude d’Opportunité et résultats

Elle résume l’étude et on donne le résultat de l’étude en précisant s’il faut ou non lancer le projet. Si la recommandation finale est bien de lancer le projet, il sera listé les différentes solutions d’implémentation retenues. Cette étude donne lieu à un rapport, lequel est suivi d'une note de cadrage si le projet est lancé.

Contenu de la note de cadrage :

      • Calendrier du projet : Il s’agit d’un macro-planning de votre projet où on présente les dates jalons et la date de fin du projet. Il faut au moins donner le nombre total de jours en prévisionnel de votre projet.
      • Principales ressources requises : On liste les ressources nécessaires au projet et les compétences requises. Décrire l’ossature organisationnelle nécessaire pour gérer et piloter le projet.
      • Les critères pour lancer le projet : On liste les pre-requis au démarrage du projet, comme la disponibilité des ressources nécessaires à la phase de démarrage, les dépenses à engager au démarrage du projet, les besoins spécifiques en terme d’expertise (interne ou externe), développement fonctionnel et/ou technique à planifier (prototype, expérimentation …)